Términos, Condiciones y Política de privacidad

EL CHECK IN es a las 3:00PM y el CHECK OUT a las 12:00M. Fuera del horario mencionado, los huéspedes pueden permanecer y recorrer el Parque Ecoturístico, excepto la zona de los Glamping.

Política de Consumos

1. El horario de atención en nuestro restaurante de 7:00 am a 8:00 pm.
2. Refugio Hills Glampsite se reserva el derecho de adminisón de bebidas alcohólicas, si se ingresan bebidas será cobrado el descorche siempre y cuando sea notificado al anfitrión al momento del ingreso al Parque. 
3. Somos un Parque Ecoturístico y está prohibido fumar en las áreas comunes, dentro de los alojamientos; por eso, si un huésped no acata esta medida se le cobrará una tarifa de limpieza de $50.000 que será́ cargada a su cuenta. 
4. El jacuzzi se llenará una vez por noche reservada con agua caliente de entre 50-60°, en la sede del Rosal, lo que desee durar el huésped. si luego se solicita realizar el llenado de nuevo tendría un costo adicional de $100.000 pesos colombianos, razón por la cual lo usamos para preservar el agua del parque durante verano dado que tenemos nuestra propia planta de tratamiento y recolección de aguas lluvias.

Política de Reserva, Cancelación, Modificación, Pago y/o Devoluciones.

Al momento de hacer la reserva, es importante que el huésped nos dé la mayor cantidad de información posible. Es indispensable que nos indique si está interesado en ordenar en nuestro restaurante, si tiene algún tipo de intolerancia a comidas o información que considere relevante como si alguno de los huéspedes tiene algún tipo de discapacidad.

Para todo lo relacionado con el proceso de reserva, se determina:

1. Refugio Hills Glampsite podrá́ cancelar de manera unilateral cualquier reserva ante una situación que sea considerada como fuerza mayor y/o caso fortuito o hecho de un tercero. Debiendo reembolsar al cliente el 100% cancelado por el mismo, por lo cual no representaría incumplimiento alguno por parte Refugio Hills Glampsite.
2. Refugio Hills Glampsite podrá́ cancelar de manera unilateral el servicio sin devolución alguna, en caso que el tomador o huésped no cumpla con las normas de seguridad, uso, comportamiento o de pago exigidas.
3. En caso de cambio de fecha o de tipo de alojamiento, cada modificación constituye una nueva reserva, sujeta a disponibilidad y sobre la cual aplican términos y condiciones en completa integridad.
4. Si el huésped cancela o cambia la reserva antes de los siguientes 14 días calendario, asumirá la perdida de $100.000 pesos colombianos, que serán descontados del valor cancelado en la reserva. El valor restante será reembolsado a través de una nota a crédito dentro de los 7 días hábiles siguientes a la cancelación realizada o será abonado a una nueva reserva en caso de cambio de fecha. Solo es posible realizar un cambio de fecha por reserva.
5. Las devoluciones de dinero se realizarán en los siguientes casos únicamente: *Por el evento de caso fortuito o fuerza mayor de acuerdo con lo previsto en el artículo 64 de Código Civil, es decir, la ocurrencia de un hecho imprevisible e irresistible, que además debe estar debidamente probado por el huésped. *Los eventos provocados por responsabilidad exclusiva del huésped no serán una causal admisible para proceder con reembolso alguno. *Por temas relacionados con COVID-19, si el huésped presenta el debido soporte o copia de la prueba. También en caso de cuarentena local o nacional.
6. Todas las cancelaciones están sujetas a un cargo administrativo del 7,5% del valor de la reserva por habitación.
7. En caso de modificar o cancelar la reservación, se deberá́ hacer con mínimo 2 semanas de anterioridad a la fecha de la llegada a Refugio Hills. En caso de incumplir este plazo el huésped deberá́ asumir la pérdida del 50% del valor total del costo del hospedaje para cancelaciones.
8. En caso de cancelar la reserva tres días antes o el mismo día del hospedaje, el huésped deberá pagar la totalidad del valor de la reserva.
9. Todo servicio, bebida o comida solicitada en la reserva, tiene compromiso de pago al momento del Check Out. Son excepciones los servicios que a causa del clima o fuerza mayor no puedan ser prestados o tomados.
10. Ninguna promoción es susceptible de cambio o devolución de dinero.
11. Refugio Hills Glampsite se guarda el derecho de exigir el pago del 50% de la reserva en cualquier momento del proceso de adquisición o toma de los servicios del hotel e incluso con anterioridad a la prestación del servicio. El incumplimiento del pago constituye un incumplimiento a los términos y condiciones.
12. Por cualquier causa de fuerza mayor que implique a las dos partes del contrato de hospedaje, sean ejemplo: desastres naturales, emergencia de causa militar o situación política… etc. bajo sustento objetivo y probable, Refugio Hills Glampsite tendrá́ la potestad de suspender las reservas sin devolución, hasta tanto dicha situación haya sido superada y tanto el Parque como el huésped se encuentren en condiciones de tomar y prestar el servicio. Dicha suspensión dejara cualquier pago a crédito para toma de servicios en el futuro bajo termino a establecer por Refugio Hills Glampsite.
13. Dado suceso de fuerza mayor sustentado, objetivo y probable que afecte al Parque Ecoturístico, éste se encuentra en potestad de ofrecer soluciones por medio de cambio, congelación o cesión de la reserva. Dicha causa excluye a Refugio Hills Glampsite de ser deudor de pagos o abonos realizados, estos quedan en crédito para toma de servicios de hospedaje.

Normas de conducta del Huésped.

Es importante que los visitantes conozcan, entiendan y acepten las siguientes normas:

1. El huésped se compromete a cuidar y hacer uso prudente y consciente de las instalaciones. Nuestros alojamientos se entregan en perfecto estado y en presencia del huésped por parte del personal de Refugio Hills, cualquier daño ocasionado a la propiedad en su mobiliario, instalaciones, construcciones, o cualquier elemento sea el que sea que se encuentre dentro de la propiedad privada del Parque Ecoturístico, es responsabilidad directa del huésped y el valor será cargado a la cuenta del mismo incluyendo el transporte desde Bogotá hasta El Refugio.
2. Con el fin de mantener la armonía y tranquilidad de nuestros espacios, se solicita a los huéspedes moderar el ruido en los alojamientos y en nuestras zonas comunes después de las 10:00 pm, y así evitar interferir con el descanso de los demás huéspedes. 
3. Nuestra prioridad es cuidar el medio ambiente, para lo cual solicitamos a nuestros huéspedes NO arrojar basura ni colillas en los prados, ni zonas comunes; para ellos tenemos canecas de basura en diferentes puntos del Parque y en los alojamientos.
4. Cada huésped será responsable de brindar a Refugio Hills Glampsite la información verídica y exacta sobre su identidad, detalles de su reserva, medio de pago y demás elementos que se relacionen con su hospedaje en nuestro Parque.
5. El huésped se hace responsable de informar de manera oportuna y por escrito a Refugio Hills Glampsitesobre cualquier queja o sugerencia a través de nuestro correo electrónico: contacto@refugiohills.com.
6. El huésped deberá, si lo hace, publicar reseñas en internet que se ajusten a su experiencia en Refugio Hills Glampsite y de ser procedente, rectificarlas y/o borrarlas de las plataformas en que las hayan publicado.
7. Al realizar el pago parcial o total del precio de la reserva, se entenderá́ que el huésped ha leído y aceptado, de manera tácita y en su totalidad, los términos y condiciones previstos para su hospedaje. Por lo tanto, si un potencial huésped no está́ de acuerdo parcial o totalmente con los términos y condiciones debe abstenerse de realizar cualquier pago y reserva, so pena de aceptar de manera tácita los términos y condiciones aquí́ previstos.
8. Está prohibido fumar dentro de los alojamientos o entrar mascotas a los mismos.
9. Es importante que los huéspedes tengan todas las precauciones al momento de manipular la chimenea, si no saben manipularla se deberá informar al anfitrión del Refugio. 
10. Los Glamping están ubicados a 5 metros de altura, por lo que es indispensable que los huéspedes tengan total precaución al momento de estar cerca de las barandas. 

Exoneración de Responsabilidad.

El huésped es consciente de los riesgos que implica el hospedaje al aire libre, a 5 metros de altura y en la naturaleza; por lo tanto, al realizar su reserva asume los siguientes riesgos de manera voluntaria y por cuenta propia:

1. Complicaciones en el acceso de asistencia médica u otros servicios de emergencia, debido a la ubicación de Regufio Hills.
2. Accidentes que puedan ocurrir dentro de las instalaciones del Parque Ecoturístico.
3. El huésped asume voluntariamente y por cuenta propia el riesgo sobre daño, robo de objetos personales, equipaje y/o vehículos.
4. Refugio Hills Glampsite no se hace responsable por ninguna inexactitud o falsedad en la información proporcionada por el huésped.
5. Mujeres embarazadas ingresan bajo su propio riesgo. Las condiciones del terreno aumentan la probabilidad de accidentalidad para estos casos. La entrada de una mujer en dicha condición se hace bajo información de riesgos y documento de descargo de responsabilidad firmado. 
6. Por medidas de salud y seguridad, Refugio Hills Glampsite permite la entrada a niños mayores de 7 años, menores de esta edad se admiten bajo información de riesgos y documento de descargo de responsabilidad firmado. 
7. No se permite la entrada de menores de edad salvo se encuentren en la compañía de sus padres o un tutor autorizado. El ingreso de un(a) menor sin alguna de las condiciones anteriores, es permitido solamente bajo carta de autorización firmada por los padres en cumplimiento con nuestros requisitos.

Política de Mascotas.

Actualmente no se permite el ingreso de mascotas a los Glamping de Refugio Hills, dado que la mayoría se encuentran ubicados a 5 metros de altura y no es seguro para las mascotas. Amamos los animales, pero primero debemos pensar en la seguridad de ellos.

Política de Contenido Digital.

Las fotografías, videos o contenidos digitales que se realicen en nuestras instalaciones durante eventos y hospedajes, y que sean publicados en redes sociales, podrán ser utilizados por Refugio Hills Glampsite sin necesidad de solicitar autorización para su uso al realizador y sin la obligación de brindar ningún tipo de contraprestación económica a cambio.

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DATOS PERSONALES REFUGIO HILLS GLAMPSITE

Para REFUGIO HILLS la conservación, protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de sus huéspedes es muy importante. Por eso diseñamos una política de almacenamiento y tratamiento de la información que nuestros huéspedes nos entregan a través de los diversos canales de comercialización de nuestros servicios (como página web y call center), y estamos comprometidos con la protección y manejo adecuado de los mismos, conforme el régimen legal de protección de datos personales vigente.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTICULO 2. OBJETO. El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza REFUGIO HILLS GLAMPSITE, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en el marco de lo establecido en la ley. Todo lo anterior en cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente manual será aplicable a los datos personales registrados y por registrar en las diferentes bases de datos manejadas por REFUGIO HILLS GLAMPSITE; esto es, a las bases de datos de nuestros huéspedes, visitantes, clientes y proveedores, que nos suministren sus datos para fines comerciales.

La información que recolecta REFUGIO HILLS GLAMPSITE, puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros los siguientes datos:

• Nombres y apellidos. 
• Tipo y número de identificación. 
• Nacionalidad y país de residencia. 
• Fecha de nacimiento y género.
• Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o discapacitados solicitantes de nuestros servicios.
• Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales).
• Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
• Profesión u oficio
• Procedencia y destino
• Motivo de su viaje 

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros, lo cual es autorizado por nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores al aceptar esta Política de Privacidad.

ARTÍCULO 4. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN. Nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte de REFUGIO HILLS GLAMPSITE y bajo cuya condición aceptan entregar la información requerida.

REFUGIO HILLS GLAMPSITE presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad de huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores; ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

ARTÍCULO 5. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las ordenanzas de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto número 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

ARTICULO 6. INFORMACIÓN DE NIÑOS Y ADOLESCENTES MENORES DE EDAD. REFUGIO HILLS GLAMPSITE velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

ARTICULO 7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de proveedores de productos o servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad.

Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que REFUGIO HILLS GLAMPSITE realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento.

Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio.

Adicionalmente, nuestros huéspedes y usuarios, en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, nos autorizan para:

• Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de nuestros productos y servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que REFUGIO HILLS GLAMPSITE mantenga una relación de negocios. 
• Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de sus derechos y/o su patrimonio en cuanto dicha defensa tenga relación con los productos y/o servicios contratados por sus huéspedes, clientes y usuarios. 
• Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
• Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada la base de datos. 
• Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.

CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de REFUGIO HILLS GLAMPSITE requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. REFUGIO HILLS GLAMPSITE, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Con la mencionada autorización, el cliente acepta las políticas y condiciones que se establecen en el presente documento.

ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales y mecanismos de recolección de datos de REFUGIO HILLS GLAMPSITE.

Así, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por el titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2102.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a REFUGIO HILLS GLAMPSITE, en su condición de responsable del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a REFUGIO HILLS GLAMPSITE, en su condición de responsable del Tratamiento. 

c) Ser informado por REFUGIO HILLS GLAMPSITE previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento. 

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 11. DEBERES DE REFUGIO HILLS GLAMPSITE EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. REFUGIO HILLS GLAMPSITE tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 REFUGIO HILLS GLAMPSITE se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

a)    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b)    Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 c)    Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

 d)    Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. 

e)    Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal. 

f)    Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 g)    Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 

h)    Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

i)    Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 13. DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.

Asimismo, el titular tiene derecho a solicitar su rectificación en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política de Privacidad.

REFUGIO HILLS GLAMPSITE garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o de su representante o apoderado lo solicite según lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

Los clientes y usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico: contacto@refugiohills.com y a través del teléfono 5877990 ext. 7772 y ext. 7774, de conformidad con esta Política de Privacidad.

Debe incluir en la solicitud los siguientes datos: •    Nombres y apellidos. •    Tipo de documento. •    Número de documento. •    Teléfono. •    Correo electrónico. •    País. •    Asunto.

ARTÍCULO 13. RESPUESTA A CONSULTAS. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

ARTÍCULO 14. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo lo podrá presentar el Titular en los formatos que al efecto dispone REFUGIO HILLS GLAMPSITE. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia la Compañía recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene REFUGIO HILLS GLAMPSITE una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 15. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al REFUGIO HILLS GLAMPSITE la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. • Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por REFUGIO HILLS GLAMPSITE señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta 2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. 3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. 4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. REFUGIO HILLS GLAMPSITE tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

REFUGIO HILLS GLAMPSITE tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

REFUGIO HILLS GLAMPSITE podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

REFUGIO HILLS GLAMPSITE utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cada vez que REFUGIO HILLS GLAMPSITE ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a REFUGIO HILLS GLAMPSITE la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a.) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. b.) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. c.) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por REFUGIO HILLS GLAMPSITE. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, REFUGIO HILLS GLAMPSITE debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ARTÍCULO 16. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, deberán comunicarse con REFUGIO HILLS GLAMPSITE, mediante correo electrónico: contacto@refugiohills.com.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que REFUGIO HILLS GLAMPSITE deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria consentimiento a REFUGIO HILLS GLAMPSITE, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que REFUGIO HILLS GLAMPSITE establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

CAPITULO V. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 17. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, REFUGIO HILLS GLAMPSITE ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

No obstante, el cliente asume los riesgos que se derivan de entregar esta información en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables – ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras.  REFUGIO HILLS GLAMPSITE. hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.

ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. REFUGIO HILLS GLAMPSITE mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a)  Los terceros contratados por REFUGIO HILLS GLAMPSITE, estarán obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos. b) Todo contrato de REFUGIO HILLS GLAMPSITE con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma. c) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos. d)  Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012. e)  Funciones y obligaciones del personal. f)  Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan. g)  Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias. h) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. i)  Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente j) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado. k)   El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo. l) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales

CAPÍTULO VI. DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. REFUGIO HILLS GLAMPSITE se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.

ARTICULO 20. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES. La información suministrada por los clientes y usuarios permanecerá almacenada hasta por el término de quince (15) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.